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Zentrale E-Mail-Signatur für Unternehmen

Moritz Pastow Aug 5, 2015 , , ,

Mit einer zentralen serverseitigen E-Mail-Signatur erfüllen sie nicht nur rechtliche Anforderungen, sondern auch Corporate Standards und erschließen neue Marketingkanäle. Die DT Netsolution ist Ihr Partner, wenn es darum geht, zentralisierte E-Mail-Signaturen in Ihrem Unternehmen einzuführen.

E-Mail-Signatur

Einheitliches Corporate Design mit zentraler E-Mail-Signatur

Oftmals ist bei E-Mail-Signaturen in Unternehmen Wildwuchs zu beobachten. Das liegt meistens daran, dass es keine zentralen Vorgaben für Design und Inhalte gibt und Mitarbeiter sich oft selbst um ihre E-Mail-Signaturen in ihren Mail-Clients kümmern müssen. Auch einheitliche Disclaimer und rechtliche Informationen fehlen oft. Die Unternehmens-IT hat meistens keine Zeit jedem Mitarbeiter einzeln hinterher zu laufen, um Änderungen oder Rollouts zu implementieren. Dieser Zustand hat gleich mehrere Nachteile:

  • Es gibt keinen einheitlichen Corporate Standard, die Außendarstellung leidet
  • Kontaktinformationen werden nicht gepflegt und sind eventuell veraltet
  • Einheitliche und geprüfte Disclaimer fehlen und somit auch Rechtssicherheit
  • Ein zusätzlicher Marketingkanal für Aktionen und Produkte wird nicht genutzt

Zentrale E-Mail-Signatur als neuer Marketingkanal

Die DT Netsolution bietet ein serverseitiges und zentral verwaltetes Signatur-Management. So profitieren Sie gleich in mehrfacher Hinsicht: Ihre Mitarbeiter haben eine einheitliche E-Mail-Signatur, die komplett nach Ihren Design- und Rechtsvorgaben erstellt wird. Durch die zentralisierte Verwaltung wird der Pflegeaufwand deutlich reduziert, Mitarbeiter müssen selbst nichts mehr an ihren Signaturen anpassen. Ihre Systemadministratoren werden es ihnen danken.

Die E-Mail zählt zu den am häufigsten genutzten Kommunikationsinstrumenten in Unternehmen. Betrachten Sie die E-Mails, die Mitarbeiter an Kunden, Interessenten und Lieferanten versenden, doch als Marketing-Instrument: Die Zielgruppe ist präzise definiert und der Absender vertrauenswürdig. Somit besteht erhebliches Potenzial. Weisen Sie in E-Mail-Signaturen auf Veranstaltungen und Aktionen hin. Bewerben Sie neue Produkte und Dienstleistungen. Auch hier ist der Aufwand durch die zentrale Verwaltung gering, der Ertrag kann umso höher ausfallen.

Unsere Leistungen für Ihre zentrale E-Mail-Signatur:

  • Installation und Konfiguration der zentralisierten E-Mail-Signaturverwaltung auf Ihrem Exchange-Server
  • Beratung und Erstkonfiguration
  • Wartung und Support, Einspielen von Updates

Vielseitig einsetzbar und einfach zu verwalten

Die von uns verwendete Signaturverwaltung ist nicht nur extrem flexibel, und einfach zu verwalten. Sie ist mit nahezu allen Mail-Clients kompatibel. Folgende Features werden geboten:

  • Ready for Exchange© 2010 (inkl. OWA©) & Outlook© 2000 – 2013
  • Zentrale E-Mail-Archivierung bereits am Gateway (-> Compliance)
  • Cluster-Unterstützung & Multi-Domain-Unterstützung
  • Blacklist-Unterstützung: Blocken extern ausgehender Nachrichten
  • Automatisierung von Mailzusätzen jeder Art
  • Unterstützt Outlook©97-2013, iOS, Android, BlackBerry, OWA…
  • Zugriff auf Adressinformationen direkt aus ActiveDirectory
  • Zentrale Steuerung (inkl. Attachments, Nachrichtenformate)
  • Erweitertes Logging (CSV) zur statistischen Auswertung
  • Keine Clientinstallation (Serverdienst)
  • Regelwerk frei definier- und anwendbar

Haben Sie Fragen zu unseren Leistungen oder wünschen ein unverbindliches Angebot? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir besprechen Ihr Anliegen. Rufen Sie einfach an oder nutzen Sie unser Kontaktformular.

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Small Business Cloud: Unser neuer Service für kleine Unternehmen und Selbstständige

Moritz Pastow Aug 21, 2014 , , , ,

Seit Kurzem bieten wir kleinen Unternehmen und Selbstständigen mit der Small Business Cloud eine IT-Infrastruktur aus der Cloud. Diese wäre für die Zielgruppe ansonsten zu teuer in Anschaffung und Unterhalt. Trotzdem bleibt der Systemhaus-Charakter erhalten: Wir setzen zusätzlich noch individuellen Support und Beratung.

Small Business Cloud

IT-Infrastruktur für kleine Unternehmen: Small Business Cloud

Immer wieder hatten wir in der letzten Zeit Anfragen von kleinen Unternehmen und Selbstständigen, die erkannt haben, dass es oft mehr braucht, als Google-Dienste und eine Dropbox, um eine IT-Infrastruktur auch im kleinen Rahmen zu schaffen. Doch wie so oft weicht die Erkenntnis dann der Ernüchterung bei der Kostenfrage. Es ist für Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern einfach nicht wirtschaftlich, sich einen eigenen Server in die Geschäftsräume zu stellen und diesen auch noch selbst zu warten oder zu betreuen. Gleichzeitig scheuen viele unserer Kunden aber auch die Cloud-Services der großen Anbieter aus Übersee. Zu groß sind die Vorbehalte bezüglich Datensicherheit. Und außerdem schreckt viele IT-Laien die enorme Komplexität der Dienste ab. Ein Cloud-Server ist zwar mit wenigen Klicks gekauft, doch ihn produktiv in den Geschäftsprozess einzubinden erfordert halt doch eine gewisse Expertise.

IT-Service und Exklusive Cloud-Dienst

Genau dieses Dilemma wollten wir mit unserer Small Business Cloud abfangen: Rein technisch unterscheiden sich unsere Dienste wie E-Mail-Exchange auf Basis von Microsoft Exchange 2013, Storage oder Backup erst mal wenig von denen der großen Anbieter. Allerdings setzen wir zusätzlich noch auf das was wir am besten können: IT-Service. Die Einrichtung der Small Business Cloud ist so einfach, dass Kunden absolut keine IT-Kenntnisse benötigen. Überall dort, wo es komplexer wird, übernehmen wir. Dazu gibt es Support im laufenden Betrieb, was sich in der Praxis oft als unerlässlich herausstellt: Wie richte ich Gruppenrichtlinien im Exchange ein? Wie setze ich Freigaben für Dateizugriff? Genau dort wo der Service der großen Anbieter aufhört wollen wir ansetzen.

Dazu kommen noch exklusive Dienste wie Hosted Desktops, bei denen wir auf unsere Cloud-Plattform SoftwareDEMO zurückgreifen und ein gehostetes Mobile Device Management. Mit der Kombination aus den notwendigen Standard-Diensten und exklusiven Cloud-Diensten grenzen wir uns so nicht nur auf der Service-Ebene, sondern auch im Leistungsportfolio vom Wettbewerb ab.

Pilotkunden sind voll zufrieden

Der Einstieg für Kunden erfolgt kinderleicht: Auf der Webseite der Small Business Cloud werden zunächst die einzelnen Dienste vorgestellt bevor der Kunde dann in einem Konfigurator alle gewünschten Services zusammenstellen kann. Auf dieser Basis erfolgt ein Angebot.

Unser ambitioniertes Ziel ist es also durch die Bündelung von Cloud-Diensten in Verbindung mit den Service-Angeboten eines IT-Systemhauses eine Zielgruppe zu aktivieren, die oft aus Kostengründen und aus Angst vor der Komplexität vor IT-Investitionen zurück schreckt. Unsere Pilot-Kunden sind bisher jedenfalls begeistert und auch wir glauben, dass unser Konzept im Markt greifen wird.

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Firmen verschwenden Milliarden durch ungenutzte Software – Fünf gute Gründe für die Cloud

Moritz Pastow Mai 20, 2014 , , , , , ,

Der Mittelstand in Europa verschwendet Milliarden an IT-Investitionen durch ineffiziente Nutzung der gekauften Lösungen. Zu diesem ernüchternden Ergebnis ist der Softwarehersteller Sage in einer aktuellen Studie gekommen. Analysiert man die verschiedenen Ursachen für diese horrende Geldverschwendung, finden wir 5 gute Gründe für den Weg in die Cloud.

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Die Cloud liegt auch beim Mittelstand weit oben auf der Agenda.

Nicht nur bei der IT-Sicherheit, auch bei der effizienten Nutzung von IT-Investitionen hängt der Mittelstand gnadenlos hinterher, wie die Studie zeigt. In einer Umfrage unter 600 mittelständischen IT-Entscheidern kam erstaunliches zu Tage: Durchschnittlich verschwendet jeder der Befragten über 43.000 Euro an IT-Investitionen durch ineffiziente Nutzung. Hochgerechnet auf alle europäischen Mittelständler bedeutet das, dass jedes Jahr zirka 9,6 Milliarden Euro IT-Budget zum Fenster heraus geworfen werden.

Funktionelle Überschneidungen und schlechte Schulungen häufigste Ursache

Viele der Befragten gaben als Hauptursache für die ineffiziente Nutzung funktionelle Überschneidungen, ein Überangebot von Features sowie mangelhafte Schulung der Mitarbeiter an. Außerdem scheuen besonders deutsche Mittelständler Investitionen in Software-Updates. Glücklicherweise enthält die Studie auch einen kleinen Lichtblick: Ganze 70% der Entscheider ziehen den Einsatz von Cloud-Lösungen in Betracht.

5 Gute Gründe für Cloud-Lösungen im Mittelstand

Wenn es nach uns ginge, müssten es eigentlich 100% der Befragten sein, die in die Cloud wollen – besonders nach den verheerenden Ergebnissen des ersten Teils der Studie. Denn die Cloud bietet genau zu diesen Problemen Lösungsansätze:

  • Pay-per-Use-Modelle steigern die Effizienz:
    Einer der Grundsätze Cloud-basierter Lösungen ist der Pay-per-Use-Ansatz. So lange Nutzer nur dafür bezahlen, was sie tatsächlich benutzen – sei es durch eine zeitliche Abrechnung oder ein modulares Lizenzmodell, wird kein Geld durch Nichtnutzung verschwendet. Außerdem sind die meisten Services jederzeit kündbar.
  • IT-Ressourcen werden nicht gebunden:
    Seriöse Cloud-Anbieter verpflichten sich in Service Level Agreements (SLAs) zur reibungslosen Funktion ihres Angebotes. So sparen Kunden nicht nur die physikalischen Ressourcen, sondern auch interne Betriebs- und Wartungsaufwände.
  • Software ist immer auf dem neusten Stand:
    Der Cloud-Anbieter steuert den Update-Prozess für sein Angebot zentralisiert. Somit muss kein Kunde selbst für Updates sorgen, sondern hat stets die neuste Software-Version.
  • Mitarbeiter werden mit wenig Aufwand geschult:
    Cloud-Lösungen sind skalierbar. Das bedeutet, es werden auf Knopfdruck ein oder hundert neue Benutzerkonten eingerichtet. Somit lassen sich schnell und einfach Schulungen organisieren, bei denen jeder Mitarbeiter eine eigene Arbeitsumgebung hat. Auch hier gilt wieder der Pay-per-Use-Gedanke: Es entstehen nur Kosten für das, was tatsächlich genutzt wird.
  • Die Cloud kommt sowieso
    Viele Softwarehersteller setzten in der Produktentwicklung inzwischen nur noch auf die Cloud. Prominente Beispiele wie Microsoft oder Adobe sind nur die Speerspitzen einer Gesamtentwicklung. Auch ERP- und CRM-Hersteller für Mittelständler haben ihren Fokus inzwischen klar in Richtung Cloud-Anwendungen gesetzt.

Von der Effizienzfrage zur Existenzfrage

Aus diesen Gründen lässt sich schlussfolgern, dass der Mittelstand aus zwei Motiven auf die Cloud setzen muss: Wie die Studie von Sage bereits verdeutlicht, ist es dringend notwendig, die Effizienz von IT-Ausgaben zu verbessern.

Doch noch viel schwerer wiegt die Zukunftsperspektive: Cloud-Lösungen werden über kurz oder lang den Markt im Mittelstand erobern. Wer bereits frühzeitig die Weichen stellt, spart nicht nur Geld durch Effizienz, sondern senkt auch die Kosten für Migration. Unternehmen, die zu spät auf den Zug aufspringen, bleiben nicht nur im IT-Bereich, sondern in ihrer gesamten Wertschöpfungskette hinter dem Markt zurück.

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Verheerende IT-Sicherheitslage in mittelständischen Unternehmen – Die Cloud hilft

Moritz Pastow Apr 14, 2014 , , , , , ,

Immer wieder tauchen neue Studien über Datensicherheit und Cyber-Risiken bei mittelständischen Firmen auf. Die Ergebnisse sind jedesmal gleich verheerend. Doch es passiert nichts. Im Mittelstand wird nach wie vor sorglos mit den Themen Spionage und Datenverlust umgegangen. Dabei ist ein Grundschutz nicht nur zwingend notwendig, sondern auch weit weniger zeit- und kostenintensiv als viele glauben. Auch hier hilft die Cloud weiter.

IT-Security

Die IT-Sicherheit in mittelständischen Unternehmen ist mangelhaft.

„Lückenhaft oder überhaupt nicht vorhanden“ – so lautet das vernichtende Urteil der Studie zur IT-Sicherheit in mittelständischen Unternehmen, durchgeführt von der Beratungsgesellschaft PwC. Was noch schlimmer ist –  nur jedes zweite Unternehmen plant in naher Zukunft höhere Investitionen im Bereich IT-Sicherheit. Dabei liegt so viel im Argen: Ein Fünftel der befragten Unternehmen wurde bereits Opfer von Cyber-Attacken. Die Dunkelziffer dürfte viel höher liegen, da zahlreiche Unternehmen angaben, gar nicht über die nötige Monitoring-Infrastruktur zu verfügen. Das bedeutet im Klartext: Viele Unternehmen bemerken nicht einmal, wenn sie Opfer einer Cyber-Attacke sind. Dabei werden Kosten durch Server-Abstürze und -Ausfälle im fünfstelligen Euro-Bereich beziffert. Der Schaden durch Datendiebstahl dürfte noch um einiges höher sein.

Angst vor Kosten und Aufwand schreckt den Mittelstand ab

Doch woher kommt dieser laxe Umgang mit den eigenen Daten? Man sollte meinen, im Hochtechnologieland Deutschland schützen Firmen ihr Know-how. Dem ist nicht so. Zum einen scheuen viele Unternehmen die vermeintlich hohen Kosten für Sicherheitsinfrastruktur, andererseits müssen Mitarbeiter auch geschult werden, um Sensibilität für Datensicherheit zu schaffen.

Sicherheitslücken in E-Mail-Kommunikation und Mobile Device Management

Auch viele unserer Kunden verkennen die Lage. Besonders an zwei Stellen bemerken wir immer wieder riesige Sicherheitslücken: In der E-Mail-Kommunikation und bei der Arbeit mit Mobilen Endgeräten wie Tablets oder Handys. Dabei sind diese Prozesse besonders sicherheitskritisch, denn hier verlassen in der Regel Informationen die geschützte Firmenumgebung.

Hosted Security Services in der Cloud als Lösung für den Mittelstand

Um Unternehmen die Angst vor hohen Investitionen und Projektaufwänden zu nehmen, bieten wir für die beiden Themenfelder E-Mail-Sicherheit und Mobile Device Management eine gehostete Sicherheitslösung aus unserer eigenen Cloud. Wie vertrauen hier auf die deutschen Lösungsanbieter Zertificon und Pretioso, deren Produkte wir so konfiguriert haben, dass sie als mandantenfähige Cloud-Services verfügbar sind. Für unsere Kunden bedeutet das keine Infrastrukturkosten und kein Personalaufwand. Alles läuft auf gesicherten, deutschen Rechenzentren und wird von uns betreut.

So zeigt die Cloud nicht nur Unternehmen neue Wege, ihre IT zu organisieren. Auch wir IT-Dienstleister nutzen die Wolke, um unser Produktportfolio den Anforderungen und Möglichkeiten des Marktes anzupassen.

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